BAB VII SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

BAB VII

SISTEM INFORMASI BERBASIS

KOMPUTER

KONSEP DASAR

Sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang saling berintegrasi dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sebuah sistem memiliki sistem yang lebih besar yang dinamakan supra sistem, supra sistem dimungkinkan memiliki sistem

yang lebih besar, sehingga dinamakan supra dari supra sistem. Sebagai contoh sistem komputer memiliki subsistem perangkat lunak (software), subsistem perangkat keras (hardware), dan subsistem pengguna (brainware). Sedangkan subsistem hardware terdiri dari subsistem piranti input, piranti proses, dan piranti output. Subsistem piranti input terdiri dari

komponen seperti mouse, keyboard, suara, dan sebagainya.

Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu seperti elemenelemen (elements), batasan sistem (boundary), lingkungan sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), pengolahan (process), keluaran (output), dan tujuan (goals

 

Didalam sebuah sistem memiliki penghubung yang berfungsi melakukan interaksi antar subsistem atau elemen didalam sebuah sistem. Sistem dapat juga dapat menerima energi masukan dari elemen yang lain dan melakukan pengolahan untuk menghasilkan energi keluaran baik yang berguna maupun tidak berguna bagi sistem. Jika keluaran tidak berguna maka akan dijadikan sampah atau dibuang oleh sistem. Suatu sistem dibuat pasti memiliki tujuan

tertentu. Sebuah sistem dibuat jika dapat menghasilkan tujuan sesuai dengan yang dibutuhkan.

Klasifikasi Sistem

• Sistem abstrak dan sistem

• Sistem alamiah dan sistem buatan manusia.

• Sistem tertentu (deterinistic system) dan sistem tidak tentu (probabilistic

system). Contoh: Sistem program Komputer. Contoh: Sistem persediaan barang.

• Sistem Tertutup dan sistem terbuka. Contoh sistem gaji perusahaan. Contoh sistem penjualan.

Sistem Berbasis Komputer

Sistem berbasis komputer adalah sistem yang komponenkomponennya atau subsistem-subsistemnya terdiri dari :

– Orang

– Perangkat Keras (Hardware) komputer

– Perangkat Lunak (Software) komputer

– Basis data

– Prosedur

– Dokumentasi

Keenam komponen tersebut merupakan dasar pembentuk sistem berbasis komputer, dan komponen ke-3, ke-4, ke-5, dan ke-6 tersebut merupakan hasil aktifitas rekayasa perangkat lunak (software engineering). Perangkat lunak komputer adalah produk yang dihasilkan melalui serangkaian aktivitas proses rekayasa atau pengembangan software, yang menghasilkan aktivitas berupa :

– Dokumen-dokumen yang menspesifikasikan program yang hendak dibangun

– Program yang dieksekusi komputer

– Dokumen yang menjelaskan program dan cara kerja program

– Data berbentuk angka atau teks, yang juga berupa audio, video, gambar, dan sebagainya.

Sistem Informasi

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Dasar dari informasi adalah data, kesalahan dalam memngambil atau menginput data, dan kesalahan dalam mengolah data akan menyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi. Jadi data yang dapatkan dan diinputkan harus valid (benar) hingga bentuk pengolahannya, agar bisa menghasilkan informasi yang dapat dipercaya. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga processing systems atau information processing systems atauinformation-generating systems. Jadi Sistem Informasiadalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.

Kualitas Informasi

Suatu informasi akan memiliki manfaat dalam proses pengambilan keputusan apabila informasi tersebut mempunyai kualitas dan nilai. Kriteria kualitas informasi adalah :

• Akurat : yang berarti informasi harus tidak bias atau menyesatkan dan bebas dari kesalahan.

• Tepat waktu : yang berarti informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat. Mahalnya nilai informasi saat ini adalah karena harus cepatnya informasi tersebut didapatkan, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan.

•Relevan : yang berarti informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya.

Sistem Informasi Berbasis Komputer Fokus utama sistem informasi berbasis komputer adalah untuk aplikasi otomatisasi perkantoran (Office Aotumation /OA). Dimana komputer memiliki porsi yang semakin berati untuk aplikasi SIA (Sistem Informasi Akuntansi), SIM (Sistem Informasi Manajemen), dan DSS (Decission Support System). Komputer dapat melakukan tugas sesuai dengan yang diperintahkan oleh penggunanya, bahkan dengan sistem cerdas (expert system), jaringan saraf (neural network), dan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-based system),komputer tidak sekedar membantu pekerjaan manusia, namun juga bisa memberikan solusi pada kegiatan yang dianggap sulit oleh manusia

kenapa komputer begitu sangat penting dalam menyediakan

informasi ?

• Kegiatan Bisnis Semakin meningkat dan Rumit

– Globalisasi Ekonomi.

– Persaingan Dunia.

– Kebutuhan teknologi yang Andal.

– Batas waktu semakin singkat.

– Kendala-kendala sosial.

– Tuntutan Pelayanan Praktis dan cepat saji.

• Kemampuan Komputer Semakin Baik

– Kecepatan.

– Kapasitas.

– Repetitif.

– Input yang pasti.

– Output yang akurat.

– Keamanan proses dan dokumentasi.

Keuntungan penggunaan Sistem Informasi

– Penggunaan sistem informasi berbasis komputer dalam sebuah organisasi atau perusahaan memiliki manfaat

berupa keuntungan-keuntungan seperti :

– Dapat meningkatkan keuntungan perusahaan

– Mengurangi biaya bisnis

– Meningkatkan pangsa pasar (ekspansi berupa

jangkauan dan variasi produk)

– Perbaikan relasi pelanggan atau pelayanan pelanggan

– Meningkatkan efisiensi

– Dapat memperbaiki dalam pengambilan keputusan

– Pemenuhan peraturan lebih baik dan teratur

– Kesalahan lebih sedikit

– Perbaikan keamanan, dan

– Kapasitas lebih banyak atau besar.

Sistem Informasi Manajemen

Banyak definisi tentang Sistem Informasi Manajemen Sistem (SIM). Menurut penulis, Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk kebutuhan manajemen. Dari definisi tersebut dapat dijabarkan bahwa sistem yang terlibat adalah software, hardware, dan brainware. Sedangkan informasi merupakan hasil dari pengolahan data, jadi disini terjadi sebuah proses atau mekanisme. Sedangkan manajemen adalah suatu aturan manajerial dari sebuah organisasi. Manjememn informasi digunakan sebagai sebuah tindakan pengambilan keputusan manajerial. Menurut Raymond McLeod, Jr. & G. Schell (“SistemInformasi Manajemen””, Prenhallindo, Jakarta, 2004 ) berpendapat bahwa SIM adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

Peranan Sistem Informasi Dalam Proses Manajemen adalah menyediakan informasi untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang dilakukan manajemen. Tugas sistem informasi adalah menyediakan informasi yang bersifat internal. Agar informasi yang dihasilkan sistem informasi lebih mengena dan berguna bagi manajemen maka harus dilakukan analisa untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi setiap tingkatan manajemen. SIM dalam perspektif juga menyediakan informasi bagi orang-orang selain manajer, seperti sistem informasi antar organisasi, masyarakat umum, pemerintah, dan sebagainya

Kerangka SIM dalam proses pengambilan keputusan manajerial dapat digambarkan melalui piramida SIM berikut ini :

SIM dan Pemecahan Masalah SIM dan subsistem-subsistem organisasi didalamnya memiliki andil dalam pemecahan masalah dalam dua hal sebagai berikut :

– Sumber Daya Informasi Sorganisasai. SIM merupakan usaha seorganisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah. SIM menentukan tingkat

pencapaian di tingkat lain seperti DSS, kantor virtual, dan sistem berbasis pengetahuan.

– Identifikasi dan Pemahaman Masalah. Ide utama dibalik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer untuk menandai ada tidaknya masalah, jika ada selanjutnya memahaminya dengan menentukan lokasi dan penyebabnya.

Herbert A. Simon, ahli manajemen pemenang penghargaan Nobel dari Carnegie-Mellon University berpendapat bahwa suatu keputusan manajemen dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu :

– Keputusan Terprogram (terstruktur). Yaitu keputusan yang bersifat berulang dan rutin, sedemikian hingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.

– Keputusan Tidak Terprogram (tak terstruktur). Yaitu keputusan bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakukan yang sangat khusus.

Proses pengambilan keputusan juga dibagi menjadikeputusan tertutup dan keputusan terbuka.

• Sistem Pengambilan Keputusan Tertutup. Yaitu menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

– Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.

– Memilih metode (aturan, hubungan dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

– Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume

penjualan, atau kegunaan.

• Sistem Pengambilan Keputusan Terbuka. Yaitu memandang keputusan sebagian berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. model ini menganggap bahwa pengambil keputusan:

– Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil.

– Mmelakukan pencarian secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan.

– Mengambil suatu keputusan yang memuaskan tingkat aspirasinya (bukti keberhasilan atau kegagalan).

Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan menurut Simon, terdiri dari 4 tahapan yaitu:

– Kegiatan intelejen. Yaitu mengamati lingkungan untuk mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki.

– Kegiatan Merancang. Yaitu menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.

– Kegiatan Memilih. Yaitu memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.

– Kegiatan Menelaah. Yaitu menilai pilihan-pilihan yang lalu.

Sistem Pengambilan Keputusan (Dicision Support System DSS) DSS merupakan salah satu produk software yang dikembangkan secara khusus untuk membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Tujuan DSS adalah sebagai ‘second opinion’ atau ‘information sources’, sebagai bahan pertimbangan seorang manajer sebelum memutuskan kebijakan tertentu Pendekatan untuk DSS yang popular adalah dengan menggunakan teknik simulasi yang interaktif, sehingga diharapkan sistem ini dapat merepresentasikan keadaan dunia nyata yang sesungguhnya.

Lima karakteristik utama DSS :

– Sistem yang berbasis komputer

– Dipergunakan untuk mengambil keputusan

– Untuk memecahkan masalah-masalah yang rumit yang tidak dapat digunakan dengan kalkulasi manual

– Melalui cara simulasi yang interaktif

– Komponen utamanya data dan model analysis

Secara garis besar DSS dibangun oleh 3 komponen :

– Database : Sistem Database adalah kumpulan semua data yang dimiliki oleh perusahaan, baik data dasar maupun transaksi seharihari

– Model Base : adalah suatu model yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif.

– Software System : paduan dua komponen sebelumnya setelah sebelumnya direpresentasikan ke dalam bentuk model yang dimengerti oleh sistem komputer. Produk DSS yang baru adalah DGMS (Dialog Generation and Management System), yang merupakan suatu sistem untuk memungkinkan terjadinya ‘dialog’ interaktif antara komputer dan manusia (user). Jenis-jenis DSS : untuk pelaporan (report) atau pencarian informasi (query), untuk penyusunan anggaran tahunan, untuk melakukan kenaikan gaji karyawan, untuk menentukan besarnya jam lembur karyawan, untuk memprediksi pendapatan perusahaan di masa mendatang dari beberapa divisi, dll.

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System /EIS) EIS adalah : Informasi yang tepat dan akurat yang dibutuhkan oleh seorang eksekutif yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan. Selain itu diperlukan tersedianya fasilitas pendukung yang mudah dipergunakan, dan dapat benar-benar memperbaiki dan meningkatkan kualitas proses pengambilan keputusan. Suatu organisasi dikatakan berhasil jika key performance measure yangdimiliki memenuhi atau diatas target yang telah ditetapkan.

Penyebab dari kegagalan atau buruknya kinerja EIS :

– Salah mengerti mengenai cara kerja EIS, misal dianggap sistem yang terpisah dari modul-modul yang lain, jika database utama unreliablesehingga informasi yang dihasilkan juga tidak mempunyai kualitas yang baik.

– Data yang tidak up-to-date

– Modul EIS yang sederhana yang tidak memiliki fasilitas advanced features.

Pembangunan Sistem Informasi Dalam membangun sistem informasi bisnis produk yang akan dihasilkan bisa dikategorikan dua hal yaitu :

– Front-Office Information System, yaitu sistem informasi yang mendukung fungsi bisnis yang mencapai konsumen (konstituent), dan

– Back-Office Information System, yaitu sistem informasi yang mendukung operasi bisnis internal dan berinteraksi dengan pemasok.

Kedua sistem informasi tersebut akan mengalirkan data ke sistem informasi manajemen dan sistem pendukung keputusan yang mendukung kebutuhan bisnis manajemen.

Arsitektur Sistem Informasi Sistem Informasi modern yang sangat kompleks dibangun dengan menggunakan kerangka arsitektur sistem informasi. Arsitektur sistem informasi berperan sebagai kerangka tingkat lebih tinggi untuk memahami pandanganpandangan yang berbeda akan blok-blok pemangun mendasar sebuah sistem informasi. Secara mendasar sebuah arsitektur sistem informasi menyediakan pondasi untuk mengorganisasikan berbagai komponen sistem informasi apapun yang kita kembangkan. Pemilik dan pengguna sistem biasanya cenderung terfokus pada tiga tujuan bisnis umum dari semua sistem informasi. Perspektif sistem informasi yang berorientasi tujuan berupa :

– Tujuan untuk memperbaiki pengetahuan bisnis. Pengetahuan merupakan produk informasi dan data.

– Tujuan untuk memperbaiki layanan dan proses bisnis.

– Tujuan untuk memperbaiki komunikasi bisnis dan kolaborasi orang-orang.

Tujuan dasar sistem informasi adalah memperbaiki pengetahuan bisnis. Pengetahuan bisnis diambil dari data dan informasi, melalui pemrosesan dimana data diolah untuk menghasilkan informasi yang menghasilkan pengetahuan. Pengetahuan adalah apa yang memungkinkan perusahaan mencapai misi dan visinya.